Déclaration de confidentialité de PostNL

Vous partagez parfois des données à caractère personnel (ci-dessous également appelées « données personnelles ») avec nous. Il s’agit de données dont nous avons besoin pour livrer votre envoi. Pour nous, il est essentiel que ces données soient traitées avec le plus grand soin. A cet égard, nous respectons les législations et les réglementations relatives à l’utilisation et à la conservation des données personnelles. Nous souhaitons également vous informer de la manière avec laquelle nous traitons vos données à caractère personnel. Cette Déclaration de confidentialité s’applique à toutes les entreprises et à tous les services des filiales belges qui arborent le logo PostNL et font partie de PostNL Holding BV.

Que sont les données à caractère personnel ?

Les données à caractère personnel sont des données qui se rapportent à vous ou que nous pouvons relier à vous. Toutes les données qui permettraient de vous identifier comme personne physique sont considérées comme des données à caractère personnel : votre nom, votre adresse, votre date de naissance, etc. 

Vous partagez de telles données personnelles avec nous dans les circonstances suivantes :

  • vous êtes client(e) chez nous ;
  • vous êtes en contact avec nous ;
  • vous utilisez un ou plusieurs services de PostNL. 
Vous partagez également des données personnelles avec nous lorsque vous visitez notre site internet ou utilisez notre application.

Pourquoi traitons-nous des données à caractère personnel?

Nous traitons vos données personnelles afin de pouvoir vous offrir un service personnalisé. A cette fin, nous utilisons des données qui vous concernent et que nous conservons. En cas de question sur l’un de nos services, nous pouvons ainsi vous aider rapidement et correctement. Les traitements comprennent des opérations d’analyse, de transfert, d’édition, de suppression…

Que faisons-nous avec vos données à caractère personnel ?

Nous vous informons ci-dessous des finalités du traitement de vos données personnelles. 

  1. Pour vous fournir nos services PostNL vous offrent différents services :
    • distribution d’envois
    • service de stockage
    • timbre-poste numérique
    • service de réexpédition
    • service de réexpédition après décès
    • envoi en ligne
    • service de réexpédition après déménagement;
      • Pour ces services, nous avons au moins besoin de votre nom et de votre adresse.
  2. Pour vous donner des informations relatives à l’état de votre envoi. Nous vous tenons informé(e) de l’état de votre commande livrée par PostNL. Nous vous envoyons un e-mail concernant l’état de votre commande. Nous pouvons également faire de même au travers de messages push via l’application PostNL. De plus, vous avez toujours la possibilité de vérifier directement l’état de votre envoi via la fonction track & trace. 
  3. Pour garantir le bon fonctionnement de l’application PostNL. Grâce à l’application PostNL, vous pouvez suivre votre colis ou vérifier le courrier que vous allez recevoir via MyMail.
  4. Pour veiller à une expérience web optimale. Nous analysons vos activités sur notre site internet. Cela nous permet de comprendre comment vous utiliser notre site afin d’encore améliorer celui-ci. 
  5. Pour respecter nos obligation légales. Il arrive que nous devions communiquer des données personnelles aux autorités comme les SPF, la police ou des services d’enquête. Avant toute communication de données, nous vérifions si la demande est légitime. 
  6. Pour améliorer nos services. L’analyse et l’agrégation des données personnelles nous permettent d’améliorer nos services. Pour l’analyse, nous travaillons le plus possible avec des données anonymes qui ne peuvent être reliées à votre personne. Voici les finalités du traitement de données dans ce cadre :
    • l’amélioration des pages et des formulaires de notre site internet
    • une résolution plus efficace des plaintes ;
    • le développement de nouveaux produits ; 
    • la rédaction de rapports destinés à d’autres organisations. Ces rapports ne mentionnent jamais de noms ou d’adresses. Il s’agit alors en effet d’informations relatives à de grands groupes d’utilisateurs (par exemple : le nombre de colis qui sont livrés sur une zone donnée). 
  7. Pour vous proposer nos services. Nous souhaitons vous informer à propos de nos services. Afin de déterminer les offres pertinentes, nous analysons par exemple : le moment et la fréquence de vos visites sur notre site internet ; quelles sont les pages que vous consultez ; vos recherches par mots-clés. Si vous nous en donnez l’autorisation, nous établissons votre profil au moyen de cookies. Ceux-ci sont stockés sur l’appareil que vous utilisez pour visiter notre site. Nous utilisons également ce profilage dans le but de répartir nos utilisateurs dans différents groupes. En matière de produits, les intérêts des clients professionnels sont en effet très différents de ceux des consommateurs. Nous pouvons ainsi vous proposer les produits qui peuvent vous intéresser. Lors de la création de ce profil client, des informations issues de plusieurs sources de données sont combinées. Par exemple, nous pouvons savoir combien de colis vous envoyez par an. Nous pouvons ainsi adapter notre communication et mieux encore vous conseiller. Enfin, nous pouvons, avec votre autorisation, utiliser vos données cryptées afin de vous présenter des annonces pertinentes sur des sites internet autres que ceux de PostNL.
  8. Pour éviter les abus. Pour prévenir et limiter les cas de fraude, nous utilisons également les données personnelles si nous suspectons une utilisation abusive de nos services. 
  9. Pour le processus de recrutement. Lorsque vous postulez chez PostNL, vous nous envoyez par exemple votre CV. Nous conservons votre CV et d’autres notes personnelles éventuelles, et utilisons ces informations dans le cadre d’un entretien d’embauche.
  10. Pour les services de Ressources humaines destinés à nos employés. Les données personnelles de nos collaborateurs et ex-collaborateurs sont utilisées afin de payer les salaires notamment. La loi précise quelles sont les données personnelles des travailleurs que nous pouvons ou devons conserver.

Quelles sont les personnes dont PostNL dispose de données à caractère personnel ?

Nous conservons les données personnelles de toute personne qui est entrée en contact avec nous, directement ou indirectement. Voici un exemple de contact indirect : l’article que vous avez commandé sur une boutique en ligne vous est ensuite livré à domicile par PostNL. Dans ce cas, vous ne nous avez pas personnellement communiqué votre adresse, que nous avons reçue de la boutique en ligne. 

Nous disposons également des données personnelles des personnes de contact, des représentants et des fournisseurs avec lesquels nous entretenons des contacts professionnels. 

Nous ne traitons aucune donnée personnelle de mineurs d’âge. En effet, les produits et services de PostNL ne s’adressent pas à ceux-ci. La promotion et le marketing des services de PostNL ne les ciblent donc en rien. Si vous pensez que nous avons collecté et utilisé sans autorisation adéquate (d’une personne capable et habilitée à donner cette autorisation), par erreur ou involontairement, des données personnelles se rapportant à une personne mineure, prenez contact avec nous via les coordonnées mentionnées ci-dessous. Nous pourrons ainsi supprimer immédiatement ces données de nos serveurs et apporter toutes les corrections nécessaires.

Quelles sont les données à caractère personnel que nous traitons ?

Vous trouverez ci-dessous les données personnelles que traitons lorsque vous faites appel à l’un de nos services.
  • Distribution de courrier.Nous traitons les données suivantes :
    • nom ;
    • adresse ; 
    • domicile ; 
    • code postal ; 
    • numéro de document de chaque lettre ou carte.
  • Distribution de colis.Nous traitons les données suivantes :
    • nom ; 
    • adresse ; 
    • domicile ; 
    • code postal ; 
    • numéro de document du colis.
  • Service d’expédition en ligne.Ce service vous permet d’envoyer rapidement un colis. Nous traitons les données suivantes :
    • nom ; 
    • adresse ; 
    • domicile ; 
    • code postal ; 
    • adresse e-mail ; 
    • numéro de téléphone ; 
    • sexe ; 
    • date de naissance ; 
    • numéro de compte bancaire ; 
    • nom d’utilisateur et mot de passe ; 
    • registre d’utilisation ; 
    • adresse IP de votre ordinateur, téléphone ou tablette.
  • Site internet et application de PostNL.Lorsque vous consultez notre site internet ou utilisez notre application, nous traitons les données suivantes :
    • l’adresse IP de votre ordinateur, téléphone ou tablette ;
    • les données relatives à votre visite sur le site ou l’application :
      • le moment de consultation de nos pages
      • ce que vous avez cherché
      • votre connexion éventuelle 
    • vos paramètres de cookies ;
    • les informations que nous collectons à l’aide de cookies. Notre Déclaration en matière de cookies vous précise quelles sont les types de cookies que nous utilisons, leurs finalités et comment modifier vos paramètres de cookies. 
  • Application de PostNL.L’application de PostNL peut traiter les données personnelles suivantes:
    • vos données de positionnement, afin de trouver par exemple un bureau de poste à proximité ; 
    • votre carnet d’adresses, pour envoyer une carte à un de vos contacts, par exemple ; 
    • votre appareil photo, afin de télécharger une photo ou de scanner un code, par exemple. Vous devez, dans ce cas, nous fournir votre autorisation expresse. Ces données sont uniquement utilisées dans le cadre de ces fonctionnalités. Elles ne sont pas conservées et ne sont pas utilisées à d’autres fins. 
  • Interactions avec PostNL et avis sur PostNL via les médias sociaux. Lorsque vous posez une question à PostNL ou que vous tagguez PostNL dans une publication sur les médias sociaux, nous conservons le message et le nom de votre compte. Nous pouvons ainsi réagir à votre message et vous fournir l’information demandée.
  • Votre compte PostNL. Si vous disposez d’un compte PostNL, vous avez la possibilité d’utiliser vos données personnelles pour différents services de notre société. Nous conservons les informations relatives aux services que vous utilisez et à la fréquence d’utilisation. Pour ce faire, nous stockons le numéro d’identification de votre compte.
  • Service client. Vous avez la possibilité d’appeler ou de chatter avec nos collaborateurs. Nous conserverons la discussion qui aura été menée via la messagerie instantanée. Lors d’un appel, nous conservons les notes qui seraient prises à cette occasion afin de faciliter tout contact ultérieur. En matière de service à la clientèle, nous avons parfois recours à d’autres entreprises. Celles-ci conservent alors vos données pour le compte de PostNL. 
  • Candidature chez PostNL. Lorsque vous postulez chez PostNL, nous traitons toutes les données qui sont mentionnées dans votre CV.
  • Travail chez PostNL. Nous conservons une série de données personnelles de nos collaborateurs et ex-collaborateurs. Pour savoir quelles sont ces données, vous pouvez contacter le département des RH.

Avec qui partageons-nous les données à caractère personnel ?

Nous ne partagerons jamais vos données avec des personnes ou des organisations hors PostNL, sauf si le partage de données est nécessaire au service que nous avons l’obligation contractuelle de vous fournir, ou si nous sommes tenus de transmettre ces données personnelles, en cas de plainte pour fraude par exemple. Les instances suivantes ont légalement le droit d’exiger la livraison de données de notre part :

  • la police ;
  • la justice ; 
  • les autorités de contrôle, comme l’Autorité de protection des données ; 
  • l’administration fiscale.

Quel est le délai de conservation de vos données à caractère personnel ?

En principe, nous ne conservons pas vos données plus longtemps que nécessaire. La durée de conservation de vos données dépend des critères suivants : 

  • quelle est la finalité de la collecte de vos données ; 
  • quelle est la durée de conservation légale que nous sommes tenus de respecter.

Comment sécurisons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous veillons à traiter vos données personnelles de la manière la plus sûre possible, par les moyens suivants:

  • Nous investissons beaucoup de temps et d’argent dans la sécurisation de nos systèmes qui font appel à des données personnelles. Notre département Cybersécurité est responsable dans ce domaine.
  • Nous consignerons et traiterons avec attention tout incident de sécurité qui permettrait à des personnes étrangères à PostNL d’accéder à vos données ou qui présenterait un risque d’accès à vos données. Nous communiquerons tout incident de ce type à l’autorité de contrôle. Si nécessaire, nous communiquerons également avec vous à ce sujet.
  • Seuls les collaborateurs qui ont besoin de connaître vos données personnelles ont accès à celles-ci. Tous nos employés ont par ailleurs signé une clause de confidentialité. Les ex-collaborateurs restent liés à cette obligation de confidentialité.
  • L’Autorité de protection des données (APD) vérifie la manière avec laquelle nous traitons les données et si nous respectons bien le Règlement général sur la protection des données.
  • Le Fonctionnaire à la Protection des Données (également appelé FPD) contrôle le bon traitement des données personnelles au sein de PostNL. La loi précise ses tâches. Le Fonctionnaire à la Protection des Données rend compte directement à la direction. En cas de questions au sujet du Fonctionnaire à la Protection des Données, envoyez un e-mail à l’adresse privacy.be@postnl.be ou dpo@postnl.be

Quels sont les droits dont vous disposez à l’égard de vos données personnelles ?

Vous avez le droit de consulter les données à caractère personnel que nous traitons vous concernant. Vous disposez en outre des droits suivants concernant vos données personnelles :

  • le droit de rectification des données
  • le droit à la limitation du traitement
  • le droit à l’effacement des données
  • le droit d’opposition au traitement
  • le droit à la portabilité (de transmettre facilement vos données à un autre responsable du traitement).

Consulter et rectifier vos données à caractère personnel

Contactez-nous via les coordonnées mentionnées ci-dessous si :

  • vous souhaitez consulter vos données personnelles ;
  • vous souhaitez faire corriger vos données personnelles ;
  • vous souhaitez que vos données personnelles soient effacées ou que leur traitement soit limité ;
  • vous souhaitez vous opposer au traitement de vos données personnelles ;
  • vous souhaitez retirer votre autorisation et faire usage de votre droit à la portabilité des données.
Si vous souhaitez nous contacter par courrier, nous vous demandons de nous envoyer une copie de votre carte d’identité, avec mention de la date du jour, pour éviter toute fraude. Attention : cachez votre numéro de registre national sur la copie.
Nous vous répondrons dans un délai de 30 jours.
Si vous disposez d’un compte PostNL, vous pouvez vérifier les données personnelles vous concernant dont nous disposons. Vous pouvez également modifier vous-même de nombreuses données.
Si vous ne recevez pas de réponse à votre demande, il vous est possible de porter plainte auprès de l’autorité belge compétente: https://www.privacycommission.be/

A propos de cette Déclaration de confidentialité

La présente Déclaration de confidentialité peut être modifiée. La dernière modification a été apportée le 24 mai 2018.

Vous avez des questions concernant le respect de la vie privée ?

Si, après lecture de cette Déclaration de confidentialité, vous avez encore des questions sur le traitement de vos données personnelles par PostNL, vous pouvez nous contacter aux coordonnées ci-dessous : v

Data Protection Team Belgique
Blarenberglaan 6
2800 Mechelen
Belgique

E-mail: privacy.be@postnl.be