Privacyverklaring PostNL

U deelt soms uw persoonsgegevens met ons. Deze gegevens hebben we nodig zodat we uw zending kunnen bezorgen. We vinden het belangrijk dat we hierbij zorgvuldig omgaan met deze gegevens. We houden ons aan de wetten en regels m.b.t. het gebruik en bewaring van persoonsgegevens. Wij leggen u graag uit wat we met uw persoonsgegevens doen. Deze privacyverklaring geldt voor alle bedrijven en diensten van de Belgische dochterondernemingen met een PostNL- logo die vallen onder de PostNL Holding BV.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets vertellen over u of die we met u in verband kunnen brengen. Zodra gegevens u kunnen identificeren als persoon worden deze gegevens persoonsgegevens genoemd. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn: uw naam en adres, geboortedatum, etc. 

U deelt persoonsgegevens met ons in deze situaties: 

  • U bent klant bij ons;
  • U hebt contact met ons;
  • U maakt gebruik van een of meerdere PostNL diensten. 
Bezoekt u onze website, of gebruikt u onze app? Dan deelt u persoonsgegevens met ons.

Waarom verwerken we uw persoonsgegevens?

We verwerken uw persoonsgegevens omdat we u een persoonlijke service willen bieden. We gebruiken daarvoor informatie die we over u bewaard hebben. Zo kunnen we u goed en snel helpen als u vragen heeft over een dienst. Deze verwerkingen omvatten activiteiten zoals analyseren, doorsturen, veranderen, verwijderen,…

Wat doen we met uw persoonsgegevens?

Hieronder leest u waarom we persoonsgegevens van u verwerken. 

  1. Voor het leveren van onze services We bieden als PostNL verschillende diensten aan. Voor deze diensten hebben we minstens uw naam en uw adres nodig:
    • Zendingen bezorgen
    • Bewaarservice
    • Digitale Postzegel
    • Doorzendservice
    • Nabestaandenservice
    • Online verzenden
    • Verhuisservice
  2. Om informatie te geven over de status van uw zending Heeft u iets besteld dat door ons geleverd wordt? Dan houden we u op de hoogte. We sturen u een e-mail over de status van uw bestelling. Ook kunnen we dit doen door u pushberichten via de PostNL App te sturen. Natuurlijk kunt u zelf ook de status van uw zending opvolgen via onze track & trace.
  3. Om ervoor te zorgen dat de PostNL-app goed werkt Met de app van PostNL kunt u uw pakket volgen of bekijken welke post naar u onderweg is via MyMail. 
  4. Zorgen voor een optimale website ervaring We analyseren uw activiteiten op onze website. Zo weten we hoe u onze website gebruikt en waar we onze website nog kunnen verbeteren. 
  5. Voldoen aan onze wettelijke verplichting Soms moeten we persoonsgegevens aan autoriteiten geven. Bijvoorbeeld aan de FOD, de politie en opsporingsdiensten. Voordat we dat doen, controleren we of deze aanvraag rechtmatig is.
  6. Verbeteren van onze dienstverlening Door persoonsgegevens te analyseren en te combineren, kunnen we onze dienstverlening verbeteren. Bij het analyseren werken we zoveel mogelijk met anonieme gegevens, die we niet kunnen koppelen aan u als persoon. Hieronder de beschrijving waarom we dit doen:
    • Om pagina’s en formulieren op onze website te verbeteren
    • Om klachten efficiënter op te lossen
    • Voor het ontwikkelen van nieuwe producten.
    • Rapportage voor andere organisaties. In deze rapportages komen nooit namen en adressen voor. Het gaat in dit geval over informatie van grote groepen gebruikers. Een voorbeeld hiervan is het aantal pakketten dat bezorgd is in een bepaald gebied. 
  7. Om u onze diensten aan te bieden We geven u graag informatie over onze diensten. Om te weten wat relevant is voor u, analyseren we bijvoorbeeld; Wanneer en hoe vaak u onze website bezoekt; Welke pagina’s u bekijkt;Op welke woorden u zoekt. Als u hiervoor toestemming geeft, wordt er een profiel van u gemaakt. Dit doen we door middel van cookies. Deze worden opgeslagen op het apparaat waarmee u onze website bezoekt. Verder gebruiken we profilering om onze gebruikers in verschillende groepen op te delen. Zakelijke klanten hebben immers interesse in andere producten dan consumenten. Zo zorgen we ervoor dat we u niet benaderen met producten die niet interessant voor u zijn. Verder wordt het bij het opstellen van een klantenprofiel informatie uit verschillende databronnen gecombineerd. Zo kunnen we bijvoorbeeld weten hoeveel pakjes u per jaar verstuurd. Zo kunnen we onze communicatie aanpassen en u nog beter adviseren. Tenslotte kunnen we met uw toestemming uw versleutelde gegevens gebruiken om u op websites buiten de PostNL-website relevante advertenties te vertonen.
  8. Misbruik te voorkomen We willen fraude voorkomen en beperken. Daarom gebruiken we ook persoonsgegevens als we denken dat iemand misbruik maakt van onze diensten. 
  9. Voor het sollicitatieproces Solliciteert u bij ons? Dan stuurt u ons bijvoorbeeld uw cv. Dit cv en andere eventuele persoonlijke nota’s bewaren we en gebruiken we tijdens een sollicitatiegesprek. 
  10. Voor personeelsdiensten naar onze medewerkers De persoonsgegevens van medewerkers en ex-medewerkers gebruiken we om bijvoorbeeld het salaris te betalen. In de wet is bepaald welke persoonsgegevens van medewerkers we mogen of moeten hebben.

Van wie heeft PostNL persoonsgegevens?

Wij houden persoonsgegevens bij van iedereen die direct of indirect contact met ons heeft. Een voorbeeld van indirect contact: u bestelt een artikel bij een webwinkel waarna PostNL de zending bij u thuis bezorgt. U heeft dan niet persoonlijk uw adres aan ons gegeven maar wij krijgen het van de webwinkel. 

We hebben tevens persoonsgegevens van contactpersonen, vertegenwoordigers en leveranciers met wie we zakelijke contacten hebben. 

Wij verwerken geen persoonsgegevens van minderjarigen. De producten en diensten van PostNL zijn niet op kinderen gericht en PostNL doet niet aan op kinderen gerichte promotie of marketing van zijn diensten. Als u denkt dat we per vergissing of onopzettelijk persoonsgegevens met betrekking tot een minderjarige hebben verzameld en gebruikt zonder geschikte toestemming (van een persoon die in staat en bevoegd is om toestemming te geven), breng ons dan op de hoogte via onderstaande contactgegevens, opdat we zulke gegevens onmiddellijk van onze servers kunnen verwijderen en andere noodzakelijke correcties kunnen invoeren.

Welke persoonsgegevens verwerken we?

Hieronder ziet u welke persoonsgegevens we verwerken indien u van deze dienst gebruik maakt:

  • Postbezorging: we verwerken deze gegevens:
    • Naam
    • Adres
    • Woonplaats
    • Postcode
    • Documentnummer van iedere brief of kaart.
  • Pakketbezorging: we verwerken deze gegevens:
    • Naam
    • Adres
    • Woonplaats
    • Postcode
    • Documentnummer van het pakket. 
  • Online verzendservice: hiermee kunt u snel pakketten verzenden. We verwerken deze gegevens:
    • Naam
    • Adres
    • Woonplaats
    • Postcode
    • E-mailadres
    • Telefoonnummer
    • Geslacht
    • Geboortedatum
    • Bankrekeningnummer
    • Gebruikersnaam en wachtwoord
    • Gebruikslog
    • IP-adres van uw computer, mobiel of tablet
  • De website en app van PostNL. Als u onze website bezoekt, of onze app gebruikt, verwerken we persoonsgegevens van u. We verwerken volgende gegevens:
    • Het IP-adres van uw computer, mobiele telefoon of tablet. 
    • Gegevens over uw bezoek aan de site of de app: o Wanneer u onze pagina’s heeft bezocht
      • Waarnaar u heeft gezocht
      • Of u bent ingelogd in PostNL
    • Uw cookie-instellingen
    • Informatie die we verzamelen door middel van cookies. In onze cookieverklaring leggen we uit welke soorten cookies we gebruiken en waarom, en hoe u de cookie-instellingen kunt wijzigen.
  • De app van PostNL. De app van PostNL kan de volgende persoonsgegevens gebruiken:
    • uw locatiegegevens. Bijvoorbeeld om een postkantoor in de buurt te vinden. 
    • uw adresboek. Bijvoorbeeld om een kaartje te sturen aan een contact in uw adresboek.
    • uw camera. Bijvoorbeeld om een foto te uploaden of een code te scannen. Hiervoor moet u uitdrukkelijk toestemming geven. Deze gegevens gebruiken we alleen voor deze functies. We bewaren de gegevens niet, en gebruiken ze niet voor andere doelen. 
  • Uw reacties op PostNL en over PostNL op social media. Stelt u op social media een vraag aan PostNL? Of tagt u PostNL in uw bericht op social media? Dan bewaren we dat bericht en uw accountnaam. Zo kunnen we op uw bericht reageren en informatie delen over PostNL.
  • Uw PostNL-account. Als u een PostNL-account heeft, kunt u uw persoonsgegevens gebruiken voor meerdere diensten van PostNL. We houden bij welke diensten u gebruikt en hoe vaak. We slaan daarvoor uw ID-accountnummer op.
  • Klantenservice. U kunt bellen en chatten met onze medewerkers. Indien u chat, bewaren we deze chat. Indien u belt, maken we aantekeningen die worden bewaard. Dit is makkelijk als u nog eens contact met ons opneemt. Soms huren we een andere organisatie in voor de klantenservice. Als we dat doen, dan bewaart deze organisatie uw gegevens namens PostNL.
  • Als u bij PostNL solliciteert. Solliciteert u bij ons? Dan verwerken we alle gegevens die u in uw cv heeft gezet.
  • Als u werkt bij PostNL. We bewaren een aantal persoonsgegevens van medewerkers en ex-medewerkers. Wilt u weten welke? Neem dan contact op met de HR-afdeling.

Met wie delen we persoonsgegevens?

In principe delen we uw gegevens niet met personen of organisaties buiten PostNL behalve als dit nodig is om de dienst te leveren die we u contractueel verplicht zijn te leveren of als we verplicht zijn om persoonsgegevens door te geven. Bijvoorbeeld als we aangifte doen van fraude. De volgende organisaties hebben volgens de wet soms het recht om gegevens op te vragen bij ons:

  • De politie
  • Justitie
  • Toezichthouders: vb. de Gegevensbeschermingsautoriteit
  • De Belastingdienst

Hoelang bewaren we uw gegevens?

In principe bewaren wij uw gegevens niet langer dan noodzakelijk. Hoelang we uw gegevens bewaren hang af van de volgende zaken:

  • Wat het doel is om uw gegevens te verzamelen
  • Hoelang de wet ons verplicht deze gegevens bij te houden

Hoe beveiligen we uw persoonsgegevens?

Op de volgende manieren willen we zo veilig mogelijk met uw persoonsgegevens omgaan:

  • We besteden veel tijd en geld aan de beveiliging van onze systemen met persoonsgegevens. Dit valt onder de verantwoordelijkheid van onze cybersecurity afdeling.
  • Gaat er iets mis met onze beveiliging, waardoor mensen buiten PostNL uw persoonsgegevens kunnen zien of waardoor dit gevaar ontstaat? Dan registreren we dit, en handelen we het zorgvuldig af. We melden deze incidenten bij de toezichthouder en indien nodig ook bij u.
  • Alleen medewerkers die uw persoonsgegevens nodig hebben, kunnen deze inzien. Al onze medewerkers hebben een geheimhoudingsverklaring getekend. Ex-werknemers blijven gebonden door deze verklaring. 
  • De Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) houdt toezicht op hoe wij persoonsgegevens verwerken en of wij ons houden aan de Algemene verordening gegevensbescherming.
  • De Functionaris voor de Gegevensbescherming (ook DPO genoemd) controleert of we binnen PostNL goed omgaan met persoonsgegevens. In de wet staat wat precies zijn/haar taken zijn. De Functionaris voor de Gegevensbescherming rapporteert rechtstreeks aan de directie. Heeft u een vraag aan de Functionaris voor de Gegevensbescherming? Stuur dan een e-mail naar privacy.be@postnl.be of dpo@postnl.be

Wat zijn uw rechten m.b.t. uw persoonsgegevens

U heeft het recht om de persoonsgegevens die wij van u verwerken, in te zien. Daarnaast heeft u het recht om de verwerking van persoonsgegevens te laten:

  • Aanpassen
  • Beperken
  • Verwijderen
  • Bezwaar maken tegen de verwerking ervan
  • Ontvangen op een manier waarop u de gegevens gemakkelijk aan een ander kunt geven.

Uw gegevens inkijken en aanpassen

Als u:

  • Inzage wenst in uw persoonsgegevens,
  • Ze wilt laten aanpassen,
  • U wenst dat ze worden gewist of de verwerking ervan beperkt wordt,
  • U tegen de verwerking bezwaar wenst te maken,
  • U toestemming wilt intrekken of gebruik wenst te maken van de gegevensoverdraagbaarheid kunt u hiervoor met ons contact opnemen via onderstaande contactgegevens. 
Indien u ons per brief wenst te contacteren, verzoeken wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met vermelding van de datum te bezorgen. Zo voorkomen we fraude. Let op: maak op de kopie uw Rijksregisternummer onzichtbaar. 
We bezorgen u binnen 30 dagen een antwoord. 
Heeft u een PostNL-account? Dan ziet u daar welke gegevens wij van u hebben. Veel gegevens kunt u daar meteen aanpassen. 
Mocht u niet het verwachte antwoord op uw verzoek ontvangen, dan kunt u een klacht indienen bij de bevoegde autoriteit in België: https://www.privacycommission.be/

Over deze privacyverklaring

Wij hebben onze privacyverklaring op 24 mei 2018 voor het laatst gewijzigd. Deze privacyverklaring kan gewijzigd worden.

Heeft u vragen over privacy?

Heeft u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen over hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken? Neem dan contact met ons op via onderstaande gegevens: 

Data Protection Team België
Blarenberglaan 6
2800 Mechelen
België 

E-mail: privacy.be@postnl.be