PostNL Pakketten België NV est le responsable du traitement de tous les traitements de données à caractère personnel qui entrent dans le champ d’application de la présente déclaration de confidentialité.
Cette déclaration de confidentialité vous fournit uniquement des informations sur le traitement de vos données à caractère personnel. En cas de question ou de plainte concernant nos services ou nos produits, veuillez contacter notre service client via serviceclient@postnl.be.
Que sont les données à caractère personnel et comment les traitons-nous ?
Les données à caractère personnel sont des données qui se rapportent à vous ou que nous pouvons relier à vous. Les données à caractère personnel évidentes sont votre nom, votre adresse, votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone. Combinées à d’autres, certaines données peuvent également constituer des données à caractère personnel qui peuvent être rattachées à une personne. La protection des données à caractère personnel ne s’applique qu’aux données à caractère personnel des personnes physiques vivantes. Les données concernant une entreprise ne sont pas des données à caractère personnel.
Vous partagez vos données à caractère personnel avec nous lorsque vous êtes client(e) chez nous, lorsque vous êtes en contact avec nos services, lorsque vous utilisez un ou plusieurs services de PostNL ou lorsque vous visitez notre site internet ou utilisez notre application. En d’autres termes, nous collectons et traitons les données à caractère personnel de toutes les personnes qui ont un contact direct ou indirect avec nos services. Nous ne traitons toutefois pas les données à caractère personnel des mineurs d’âge. En effet, les services et produits de PostNL Pakketten België NV ne s’adressent pas à ceux-ci. Si vous constatez que nous avons traité des données à caractère personnel se rapportant à une personne mineure, par erreur ou involontairement, nous vous demandons d’informer immédiatement notre service client. Nous pourrons ainsi supprimer immédiatement ces données de nos fichiers et apporter toutes les corrections nécessaires.
Nous traitons vos données à caractère personnel à des fins et pour des motifs spécifiques. Ceux-ci sont décrits plus en détail ci-dessous. Par traitement, nous entendons toute utilisation par nos soins de vos données à caractère personnel : conservation, consultation, analyse, modification, suppression, transfert...
Sur quelles bases et à quels fins traitons-nous vos données à caractère personnel ?
Les informations ci-dessous vous précisent les fondements et les finalités du traitement de vos données à caractère personnel par PostNL Pakketten België NV.
Le contrat que vous avez conclu avec PostNL Pakketten België NV
Vous avez conclu un contrat avec PostNL Pakketten België NV pour des services que nous proposons, comme la livraison de biens de consommation à des destinataires. Afin d’exécuter ce contrat, PostNL Pakketten België NV peut être amenée à traiter certaines données à caractère personnel. Cela s’applique aux finalités et aux traitements repris ci-dessous.
La livraison de colis (y compris tous les services inclus)
Afin d’offrir et de fournir correctement nos services, il est possible que nous traitions vos données à caractère personnel pour envoyer des colis et vous informer de l’état de l’envoi. Nous traitons ainsi les données à caractère personnel de l’expéditeur et du destinataire du colis. Nous faisons cela conformément au contrat que vous concluez avec nous pour distribuer des colis. Les données à caractère personnel que nous traitons à cet effet sont, par exemple :
- Nom et adresse, nom de l’entreprise, adresse professionnelle, adresse de correspondance, nom de la ou des personnes de contact
- Adresse e-mail, numéro de fax
- Numéro de téléphone fixe et/ou mobile
- Numéro de TVA, numéro de client
- Numéro de compte bancaire
- Numéro Track & Trace
- Numéro de document du colis
- Parfois le numéro de la carte d’identité (= le code-barres et jamais numéro de registre national)
- Signature
Nous ne conservons pas ces données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire. La durée de conservation maximale est d’un an après la fourniture du service.
L’intérêt légitime de PostNL Pakketten België NV
PostNL Pakketten België NV dispose d’un intérêt légitime pour réaliser certains traitements de données à caractère personnel. Cet intérêt, essentiel à l’exécution des activités et à l’offre de service logistique de PostNL Pakketten België NV, ne peut être concrétisé que par le traitement de vos données à caractère personnel. Cela concerne les finalités et traitements suivants.
Pour améliorer et optimaliser nos services
Nous pouvons traiter vos données à caractère personnel afin d’améliorer nos services et nos produits. Dans ce cas, nous analysons et combinons des données logistiques avec d’autres informations. Dans le cadre d’analyses, nous travaillons autant que possible avec des données anonymisées qui ne peuvent plus être reliées à des personnes physiques. Cela nous permet, par exemple, d’améliorer notre site internet, de résoudre des plaintes, de créer des rapports, d’améliorer nos processus logistiques et de développer de nouveaux produits et services.
À des fins d’amélioration de nos produits et services, nous pouvons par ailleurs vous contacter pour vous demander votre avis. Vous pouvez également être contacté(e) pour participer à une enquête de satisfaction client. Pour ce faire, nous travaillons de différentes manières. Nous pouvons, par exemple, vous envoyer un e-mail pour vous demander dans quelle mesure vous êtes satisfait(e) de nos services, ou faire appel à une tierce partie pour réaliser cette enquête.
Afin d’améliorer nos services, nous traitons les données à caractère personnel suivantes :
- Nom et adresse
- Numéro de l’envoi
- Adresse e-mail
- Numéro de téléphone fixe et/ou mobile
Nous ne conservons pas ces données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire. La durée de conservation maximale est d’un an après la fourniture du service.
Pour garder le contact avec vous
Nous traitons vos données à caractère personnel afin de rester en contact avec vous, notamment lorsque vous contactez notre service client. Nous utilisons ces informations pour traiter votre question ou votre plainte et vous aider plus rapidement. Nous traitons alors les données à caractère personnel suivantes que vous nous fournissez, par exemple :
- Nom et adresse
- Contenu de votre question ou plainte
- Numéro de téléphone fixe et/ou mobile
- Numéro de séquence de votre question ou plainte, tel que connu du service client
- Adresse e-mail
- Nom d’utilisateur
- E-mails et/ou messages que vous nous avez envoyés
Une conversation téléphonique avec notre service client peut être enregistrée à des fins de formation et d’analyse. PostNL Pakketten België NV utilise uniquement ces enregistrements pour améliorer son service client et son offre de services. Vous serez averti(e) de l'enregistrement de la conversation téléphonique qui pourra être conservé pendant 60 jours maximum.
Nous ne conservons pas ces données à caractère personnel plus longtemps que ne l’exige le traitement de votre question ou de votre plainte. La durée de conservation maximale est d’un an après la livraison du colis.
Pour garantir le bon fonctionnement de notre site internet et de l’application PostNL
Nous traitons vos données à caractère personnel pour offrir les fonctionnalités de notre site internet et de notre application. Nous utilisons ces données pour assurer le bon fonctionnement technique du site et de l’application, pour vous fournir des fonctionnalités et pour améliorer celles-ci. À cette fin, nous traitons des données à caractère personnel telles que :
- Adresse e-mail
- Nom et adresse
- Adresse IP de votre ordinateur
- Données relatives à votre visite sur le site ou l’application (moment de consultation / ce que vous avez cherché / votre connexion)
- Vos paramètres de cookies
- Informations que nous collectons à l’aide de cookies
Nous ne conservons pas ces données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire. La durée de conservation maximale est d’un an après la fourniture du service.
Pour éviter les abus et la fraude
Nous traitons vos données à caractère personnel afin de prévenir et de limiter les abus et les cas de fraude dans les processus (logistiques) de PostNL Pakketten België NV. Nous utilisons les données à caractère personnel dont nous disposons déjà. Nous analysons, investiguons et prenons des mesures si nécessaire. Nous traitons toutes les données à caractère personnel qui sont nécessaires à cette fin.
Nous ne conservons pas ces données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire. La durée de conservation maximale est d’un an après la fourniture du service.
Pour l’exécution de processus internes
Nous traitons également vos données à caractère personnel pour l’exécution de processus opérationnels internes. Nous les traitons pour assurer le bon fonctionnement de l’organisation et des opérations de l’entreprise. Il s’agit, par exemple, de la facturation, de la gestion générale et de la gestion des actifs. Vos données à caractère personnel peuvent aussi être traitées à des fins financières, de comptabilité, d’archivage et d’assurance, de conseil juridique et commercial, et dans le cadre de la résolution de litiges. Dans ce cadre, nous traitons des données à caractère personnel telles que :
- Nom et adresse
- Adresse e-mail
- Numéro de téléphone fixe et/ou mobile
- Données commerciales
- Autres informations pertinentes en cas de litige juridique
Nous ne conservons pas ces données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire. La durée de conservation maximale est d’un an après la fourniture du service, sauf si les lois et règlements nous obligent à respecter une durée de conservation plus longue.
Pour la gestion de la relation commerciale et le marketing
Nous traitons vos données à caractère personnel à des fins de gestion de la relation commerciale et de marketing. Si vous êtes déjà client(e) chez nous, nous utilisons notamment ces informations pour vous envoyer des offres et des newsletters pertinentes. Nous utilisons également vos données à caractère personnel pour le développement, la réalisation et l’analyse d’études de marché et de stratégies marketing. Dans ce cadre, nous traitons des données à caractère personnel telles que :
- Nom et adresse
- Nombre de colis envoyés
- Adresse e-mail
- Préférences de livraison
- Adresse IP de votre ordinateur
Nous ne conservons pas ces données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire. La durée de conservation maximale est d’un an après la fourniture du service.
L’obligation légale de PostNL Pakketten België NV
Afin de se conformer à une obligation légale qui s’impose à elle, PostNL Pakketten België NV peut être amenée à traiter des données à caractère personnel. Cela s’applique aux finalités et aux traitements repris ci-dessous.
Pour livrer des colis
Nous traitons vos données à caractère personnel afin d’offrir et d’exécuter correctement nos services. Pour la distribution des colis, la loi peut nous obliger à identifier le destinataire afin de prouver à l’expéditeur que le colis a été livré au bon client et que le contrôle a eu lieu. En fonction du service demandé par l’expéditeur et de la situation, nous pouvons traiter les données à caractère personnel suivantes :
- Nom et adresse
- Signature
- Photo de la livraison
Nous ne conservons pas ces données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire. La durée de conservation maximale est d’un an après la fourniture du service.
Pour respecter la loi
Il arrive que nous traitions des données à caractère personnel afin de nous conformer à la loi. Il s’agit notamment des dossiers clients que nous devons conserver ou d’obligations fiscales ou opérationnelles que nous devons respecter. Afin de nous conformer aux lois et réglementations applicables, nous pouvons être obligés à fournir vos données à caractère personnel à des institutions gouvernementales ou autorités de contrôle. Cela peut se faire de manière ad hoc. Avant de partager ces données, nous vérifions la compétence de ces autorités. Nous traitons alors des données à caractère personnel telles que :
- Nom et adresse
- Numéro de l’envoi
Nous ne conservons pas ces données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire. À cet égard, nous nous conformons aux délais imposés par la loi, et si ceux-ci ne sont pas prescrits, à une durée d’un an maximum après la fourniture du service.
Qui a accès aux données à caractère personnel ?
Nous partageons des données dans le cadre de processus opérationnels internes, afin d’améliorer nos services, d’effectuer des analyses et de vous offrir tous nos services. Les collaborateurs de PostNL Pakketten België NV ont uniquement accès aux données à caractère personnel nécessaires à leur travail (principe « Need to know »).
Nous devons aussi parfois partager vos données à caractère personnel avec d’autres parties, pour les principales raisons suivantes :
- La loi nous y oblige. Il peut ainsi s’agir de données issues de notre gestion financière (données de nos clients) que nous devons transmettre à l’administration fiscale. Nous pouvons également être tenus de transmettre des données aux autorités de contrôle, à la police ou à d’autres services d’enquête. Dans ce cas, nous vérifions toujours que ces services sont habilités à nous faire une telle demande.
- Une autre entreprise est plus apte à effectuer une partie du travail. C’est par exemple le cas lorsque nous demandons à un bureau d’études de mener une enquête de satisfaction auprès de nos clients. Nous concluons alors toujours un contact de sous-traitance qui précise les modalités de traitement de vos données à caractère personnel par le fournisseur/sous-traitant.
Avec qui partageons-nous les données à caractère personnel ?
PostNL Pakketten België NV partage vos données à caractère personnel avec d’autres parties uniquement lorsque les finalités décrites ci-dessus l’exigent. Nous partageons vos données à caractère personnel avec des parties qui exécutent des missions en notre nom et pour notre compte (sous-traitants) et d’autres parties.
Sous-traitants
Nous faisons appel à des tierces parties pour la fourniture de certains services ou activités pour notre compte. Ces tiers sous-traitants traitent les données à caractère personnel en notre nom et pour notre compte, conformément aux instructions que nous leur donnons à cet effet. Les parties suivantes agissent en tant que sous-traitants pour PostNL Pakketten België NV :
- Prestataires de services informatiques
- Bureaux d’études
- Partenaires en matière RH, juridique et financière et RGPD
- Sous-traitants pour le transport et la logistique
Les tierces parties auxquelles nous faisons appel travaillent pour notre compte et ne traitent pas vos données à caractère personnel à leurs propres fins. Nous concluons des contrats de sous-traitance avec elles et vérifions au préalable que ces sous-traitants sécurisent correctement le traitement de vos données à caractère personnel.
Autre parties
Nous partageons également vos données à caractère personnel avec d’autres parties, en plus des sous-traitants. Nous le faisons uniquement lorsque la loi nous y autorise ou le requiert. Vos données à caractère personnel peuvent ainsi, par exemple, être communiquées aux autorités, comme la police, les autorités de contrôle ou d’autres organismes publics. Cela ne se produit que lorsqu’une loi nous y oblige. Vos données à caractère personnel peuvent être partagées avec les parties suivantes :
- Autorités et autres organismes publics afin de se conformer à une obligation légale
- Compagnies d’assurances
- Advocats (en cas de litige juridique)
Quel est le délai de conservation de vos données à caractère personnel ?
Nous conservons vos données à caractère personnel aussi longtemps que l’exige la finalité de leur collecte ou conformément aux délais de conservation légaux. Chaque finalité est précisée ci-dessus. La durée précise du délai de conservation dépend de plusieurs facteurs, notamment :
- La finalité de la collecte de vos données
- L’éventuelle obligation légale de conserver vos données
- Un équilibre entre vos intérêts en matière de protection de la vie privée et nos intérêts légitimes comme entreprise
Les données à caractère personnel sont supprimées ou rendues anonymes lorsqu’elles ne sont plus nécessaires aux finalités pour lesquelles elles sont traitées ou lorsque la période de conservation légale a expiré.
Comment sécurisons-nous vos données à caractère personnel ?
Nous veillons à traiter vos données à caractère personnel de la manière la plus sûre possible. Nous investissons beaucoup de temps et d’argent dans la sécurisation de nos systèmes qui traitent des données à caractère personnel. Des experts externes évaluent régulièrement notre sécurité. Nous disposons également de notre propre département Cybersécurité qui veille à la sécurisation de nos données.
L’accès à vos données à caractère personnel est par ailleurs réservé aux collaborateurs qui en ont besoin pour l’exécution de leur travail (principe « Need to know »).
Nous exigeons également de nos fournisseurs et de nos sous-traitants qu’ils traitent vos données à caractère personnel avec le même soin et la même sécurité que nous, et qu’ils disposent des certificats de sécurité nécessaires.
En outre, notre propre Délégué à la protection des données (DPO) externe et l’Autorité de Protection des Données (APD), contrôle la manière avec laquelle PostNL Pakketten België NV traite vos données à caractère personnel et notre respect des dispositions de la législation en vigueur en matière de protection de la vie privée (RGPD).
Où traitons-nous vos données à caractère personnel ?
En principe, PostNL Pakketten België NV ne traite vos données à caractère personnel qu’au sein de l’Espace Economique Européen (EEE). Si, exceptionnellement, nous devions traiter vos données à caractère personnel en dehors de l’EEE, nous veillerons à ce qu’elles soient aussi bien protégées qu’au sein de l’EEE. Pour ce faire, nous :
- Utilisons les clauses contractuelles types de protection des données de l’UE validées par la Commission européenne, ou
- Ne transférons des données à caractère personnel qu’à des organisations situées dans des pays qui, selon la Commission européenne, protègent suffisamment les données à caractère personnel.
Si, exceptionnellement, des données à caractère personnel sont transférées dans un pays en dehors de l’EEE, nous prendrons des mesures nécessaires pour nous assurer que les données à caractère personnel sont protégées de manière adéquate.
Quels sont les droits dont vous disposez à l’égard de vos données à caractère personnel ?
Vous avez le droit de savoir quelles sont les données à caractère personnel que nous collectons à votre sujet et comment nous traitons celles-ci. Vos droits, les exceptions et les modalités d’exercice de ces droits sont précisés ci-dessous. Nous vous fournirons toujours une réponse dans les délais légaux.
Consultation des données à caractère personnel que nous traitons
Vous avez le droit de consulter les données à caractère personnel que nous traitons vous concernant. Vous pouvez ainsi nous demander des informations au sujet de vos données à caractère personnel que nous traitons. Ce droit a pour but de vérifier que vos données à caractère personnel sont correctes et complètes. Si nécessaire, vous pouvez nous demander de modifier ou d’adapter vos données à caractère personnel, sauf s’il existe une exception légale qui nous interdit de le faire.
Voici comment soumettre une telle demande :
- Vous disposez d’un compte PostNL ? Vous pouvez alors vérifier une partie des données à caractère personnel que nous traitons à votre sujet. Vous pouvez aussi modifier directement plusieurs données personnelles.
- Vous ne pouvez pas ou vous ne souhaitez pas adapter vos données via votre compte PostNL ? Dans ce cas, envoyez une demande au Privacy Office de PostNL Pakketten België NV via privacy.be@postnl.be.
- Vous pouvez également le faire par courrier en envoyant votre demande à :PostNL Pakketten België NV, Privacy Office - DPO,Bremheidelaan 10, 2300 Turnhout
Attention : si vous faites une telle demande de consultation de vos données à caractère personnel (ou si vous souhaitez exercer un de vos droits), nous devrons vérifier votre identité afin de nous assurer que nous fournissons les données à la bonne personne. Nous vous demandons donc de fournir à notre Privacy Office (DPO) une copie recto-verso de votre carte d’identité. Cette copie sera immédiatement détruite après vérification.
Modification des données à caractère personnel que nous traitons
Vous avez le droit de modifier ou d’adapter les données à caractère personnel que nous traitons à votre sujet, si celles-ci sont incorrectes ou incomplètes. Vous pouvez le faire de la même manière et dans les mêmes conditions (vérification de votre identité) que celles décrites ci-dessus.
Suppression des données à caractère personnel que nous traitons
Vous avez le droit de demander la suppression de vos données à caractère personnel. Veuillez toutefois noter que PostNL Pakketten België NV ne sera pas toujours en mesure de répondre à cette demande. Ce sera notamment le cas s’il existe une obligation légale de conserver les données pendant une certaine période ou si ces données sont toujours nécessaires à la réalisation de la finalité concernée (exemple : la livraison d'un colis). Si une demande nous parvient dans un tel délai, il est évident que PostNL Pakketten België NV ne pourra pas supprimer vos données à caractère personnel. Le droit à la suppression de vos données s’applique :
- Si vos données ne sont plus nécessaires à la réalisation de la finalité initiale ;
- Lorsque vous retirez votre consentement à leur traitement ;
- Lorsque vous vous opposez à ce que nous traitions vos données pour nos propres intérêts légitimes ;
- Lorsque nous traitons vos données à caractère personnel de manière abusive ;
- Lorsque les lois ou réglementations en vigueur nous obligent à supprimer vos données à caractère personnel.
Vous pouvez exercer ce droit de la même manière et dans les mêmes conditions (vérification de votre identité) que celles décrites ci-dessus.
Limitation du traitement de vos données à caractère personnel
Vous avez le droit de nous demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel dans les cas suivants :
- Vous pensez que vos données à caractère personnel sont incorrectes ;
- Nous traitons vos données à caractère personnel de manière abusive ;
- Vous souhaitez que nous les conservions pour les utiliser dans le cadre d'une procédure judiciaire ;
- Vous vous êtes opposé(e) à ce que nous traitons vos données à caractère personnel dans le cadre de nos intérêts légitimes.
Vous pouvez exercer ce droit de la même manière et dans les mêmes conditions (vérification de votre identité) que celles décrites ci-dessus.
Opposition au traitement de vos données à caractère personnel
Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel par PostNL Pakketten SA. L’exercice de ce droit est uniquement possible dans certaines circonstances individuelles et spécifiques. Vous pouvez exercer ce droit de la même manière et dans les mêmes conditions (vérification de votre identité) que celles décrites ci-dessus.
Portabilité de vos données à caractère personnel
Vous avez le droit de vous faire remettre les données à caractère personnel que nous traitons vous concernant sous une forme qui vous permette de les communiquer facilement à toute autre partie. Cela n’est possible que si vous nous avez fourni vous-même vos données à caractère personnel et que nous traitons vos données automatiquement sur base du contrat.
Vous pouvez exercer ce droit de la même manière et dans les mêmes conditions (vérification de votre identité) que celles décrites ci-dessus.
À propos de cette Déclaration de confidentialité
La présente Déclaration de confidentialité peut être modifiée. La dernière modification a été apportée le 24 juillet 2024.
Vous avez des questions concernant le respect de la vie privée ?
L'Autorité de Protection des Données (APD) contrôle la manière avec laquelle nous traitons vos données à caractère personnel et vérifie que nous nous conformons à la législation en vigueur en matière de protection de la vie privée (RGPD). En outre, notre Délégué à la protection des données (DPO) veille au traitement correct de vos données à caractère personnel et au respect de tous les principes du RGPD en interne.
Si, après la lecture de la présente Déclaration de confidentialité, vous avez encore des questions sur le traitement de vos données à caractère personnel, n'hésitez pas à contacter notre Privacy Office (DPO), par écrit, à l'adresse suivante : privacy.be@postnl.be.
Si vous avez des questions ou des plaintes concernant nos services, nos produits ou un envoi, merci de contacter notre service client à l’adresse suivante : serviceclient@postnl.be.
Si vous n'êtes pas satisfait(e) de nos réponses à vos questions sur la protection de la vie privée ou si vous estimez que nous avons violé vos droits en la matière, vous pouvez introduire une plainte auprès de l'Autorité de Protection des Données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, +32 (0)2 274 48 00, contact@apd-gba.be.
