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Déclaration de confidentialité PostNL - Candidats

Vous nous communiquez vos données à caractère personnel, ou données personnelles. Nous estimons qu'il est important de traiter ces informations personnelles avec soin. Nous respectons les lois et règlements régissant l'utilisation et la rétention des données personnelles. Nous vous expliquerons volontiers ce qu'il advient de vos données personnelles. 

La présente déclaration de confidentialité s'applique à toute personne qui postule un emploi dans une entreprise relevant de PostNL. En outre, cette déclaration s'applique à la fois aux candidatures ouvertes et aux candidatures aux postes vacants existants au sein de PostNL. 

Le présent document complète la politique de confidentialité de PostNL Belgique (ci-après dénommée "PostNL") telle qu'elle figure dans la déclaration de confidentialité, le règlement de travail et/ou le contrat.

Qu’entend-on par données personnelles (ou données à caractère personnel) ?

Les données personnelles sont des données qui vous identifient directement ou indirectement. Par exemple vos nom, adresse et coordonnées.

Quand sommes-nous amenés à traiter vos données personnelles ?

Si vous décidez de postuler un emploi chez PostNL Belgique, vous devrez communiquer à PostNL Belgique certaines données personnelles que nous serons dès lors amenés à traiter. Par traitement, on entend : la sauvegarde, l'analyse, la modification, la suppression ou l’effacement, la transmission, etc. Ce traitement intervient par exemple quand : 

  • Vous postulez chez nous, par exemple via le site web de PostNL ou le site interne d’offres d'emploi. 
  • Vous êtes engagé(e) chez PostNL par l'intermédiaire d'une agence de recrutement externe. 
  • Vous laissez vos coordonnées sur notre site web. 
  • Vous nous transmettez votre CV. 
  • Vous entretenez des contacts avec nous.

Pourquoi sommes-nous amenés à traiter vos données personnelles ?

Les raisons de ce traitement sont multiples. En voici les principales : 

  • Nous avons besoin de ces données pour déterminer si vous êtes apte à venir travailler chez nous. C'est la procédure de sélection. 
  • Ces données nous sont nécessaires pour vous soumettre une proposition si nous souhaitons que vous veniez travailler chez nous. Nous utilisons ensuite ces données pour préparer un contrat de travail. 
  • En général, nous avons besoin de ces données pour assurer une procédure d’embauche optimale. C'est la procédure de recrutement. Puisqu’il y va de l’intérêt légitime de PostNL, nous pouvons donc utiliser vos données à cette fin. Ci-dessous, nous exposons plus précisément les raisons pour lesquelles nous traitons vos données personnelles.

Que faisons-nous avec vos données personnelles ?

1. Évaluation de votre aptitude

2. La proposition et le contrat de travail

3. Communication

Quelles sont les données personnelles que nous traitons ?

Ci-dessous les données personnelles à traiter :

Ces données sont traitées dans le cadre de la procédure de recrutement et de sélection (raisons 1 et 2) :

Données qui sont aussi traitées, mais uniquement si vous les mentionnez dans votre CV :

Ces données sont traitées pour communiquer avec vous (raison 3) :

Avec qui partageons-nous des données personnelles ?

Il nous est parfois nécessaire de partager vos informations personnelles avec d'autres parties. En voici les principales raisons : 

  • Nous faisons appel à un tiers externe pour nous assister dans notre travail. Ce tiers externe travaille pour notre compte et ne traite donc pas les données à ses propres fins. Des clauses sont prévues à cet effet dans les contrats. En outre, nous vérifions au préalable si le tiers concerné sécurise valablement les données et les traite correctement. Ces conditions sont également intégrées dans les contrats. Il s'agit par exemple d’agences ou entreprises de screening, assessment, recrutement ou sélection qui nous assistent dans la gestion des systèmes et applications informatiques. 
  • Il s’agit d’une obligation légale. On pense par exemple aux données que nous sommes tenus de communiquer aux autorités, à la police ou à d'autres services de recherche/enquête. Auparavant, nous vérifions systématiquement si cette demande est légitime.

Combien de temps conservons-nous vos données ?

PostNL conserve vos données personnelles au cours de la procédure de recrutement et de sélection et pour un certain temps encore par la suite. En l’absence d’engagement après la sollicitation, vos données personnelles sont supprimées ou anonymisées de notre base de données un an au plus tard après la fin de la procédure de sollicitation.

Comment organisons-nous la protection de vos informations personnelles ?

Modalités mises en œuvre en vue d'une protection optimale de vos données personnelles : 

  • Nous consacrons beaucoup de temps et d'argent à la protection de nos systèmes renfermant des données personnelles. Nous disposons d’un service spécifique à cet effet : la cybersécurité. 
  • Nous faisons également vérifier régulièrement notre sécurité par des experts externes. 
  • Existence de problèmes de sécurité qui font que des personnes extérieures à PostNL parviennent à visualiser les données personnelles ? Ou qui sont source d'un tel danger ? Les incidents éventuels sont consignés et soigneusement résolus. Ces incidents sont signalés au responsable, et à vous-même le cas échéant. 
  • Seuls les collaborateurs qui ont besoin de vos données personnelles sont habilités à les consulter. Tous nos collaborateurs ont signé un accord de non-divulgation. 
  • Deux organes et un responsable supervisent nos modalités de traitement des données à caractère personnel :
    • L'Autorité de protection des données (APD), qui contrôle si nous respectons bien le Règlement général sur la protection des données (RGPD). 
    • Le délégué à la protection des données (DPD), qui vérifie si PostNL traite correctement les données à caractère personnel. Ses tâches sont clairement définies par la loi.

PostNL organise-t-elle un traitement de vos données personnelles en dehors de l'Espace économique européen (EEE) ?

PostNL met tout en œuvre pour (faire) traiter les données personnelles à l’intérieur de l'EEE. Si nous traitons des données en dehors de l'EEE, nous veillons à ce qu’elles y soient aussi bien protégées qu'elles ne le sont ici Belgique. A cet effet, nous recourons aux clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne. Ou en ne transférant des données qu'à des organisations situées dans des pays dont la Commission européenne reconnaît qu'ils garantissent aussi une protection adéquate des données personnelles. Plus d’informations à ce propos sur le site web de l'Autorité de protection des données.

Que vous est-il possible de faire avec les données personnelles dont nous disposons vous concernant ?

Ce qu’il est possible de faire : 

  • Visualiser 
  • Adapter/rectifier 
  • Limiter leur utilisation 
  • Supprimer/effacer 
  • Faire opposition à leur traitement 
  • Les réceptionner de manière à pouvoir facilement les transmettre à quelqu'un d'autre.

Comment faire valoir vos droits ?

Pour les questions/demandes de consultation concernant les candidatures belges, s’adresser à : 

PostNL Bureau belge de protection de la vie privée
Privacy.be@postnl.be 

ou par écrit via 

Blarenberglaan 6
2800 Mechelen 

Joignez une copie de votre pièce d'identité à votre courrier. Par exemple, votre passeport ou votre permis de conduire. Souvent, c'est la seule solution pour nous de vérifier si vous êtes bien qui vous prétendez être. Ensuite, la copie est immédiatement détruite. Remarque : veillez à rendre votre numéro de registre national et votre photo de passeport invisibles sur la copie. Pensez à y inscrire la date ainsi que le motif de l’envoi de cette copie.

À propos de la présente déclaration de confidentialité

La présente déclaration de confidentialité a été mise à jour en dernière instance le 10/11/2020. La présente déclaration de confidentialité est susceptible de modification.

Vous avez des questions sur la protection de la vie privée ?

Après avoir lu cette déclaration de confidentialité, avez-vous encore des questions sur la manière dont nous utilisons vos données personnelles ? Veuillez prendre contact avec le délégué à la protection des données à l'adresse suivante : dpo@postnl.be

Si vous estimez que vos données ne sont pas traitées conformément à la réglementation RGPD ou que le Bureau belge de protection de la vie privée de PostNL Belgique ne vous aide pas efficacement, il vous est loisible de adresser à l'Autorité belge de protection des données.