Menu

Privacyverklaring PostNL - Sollicitanten

Je deelt jouw persoonsgegevens met ons. We vinden het belangrijk dat we zorgvuldig omgaan met deze persoonsgegevens. We houden ons aan de wetten en regels die gaan over het gebruiken en bewaren van persoonsgegevens. Wij leggen je graag uit wat we met jouw persoonsgegevens doen. 

Deze privacyverklaring geldt voor iedereen die solliciteert bij een bedrijf dat valt onder PostNL. Verder is deze verklaring zowel van toepassing op open sollicitaties, als sollicitaties naar bestaande vacatures binnen PostNL. 

Dit document vormt een aanvulling op het privacybeleid van PostNL België (hierna ‘PostNL’) tot uiting komende in de privacy verklaring, arbeidsreglement- en/of contract.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over jou vertellen, of die we met je in verband kunnen brengen. Bijvoorbeeld jouw naam, adres en contactgegevens.

Wanneer verwerken we jouw persoonsgegevens?

Als je beslist te solliciteren voor een functie bij PostNL België deel je bepaalde persoonsgegevens met PostNL België die door ons worden verwerkt. Onder verwerken wordt begrepen: opslaan, analyseren, veranderen, verwijderen, doorsturen, enzovoort. Dit doen we bijvoorbeeld als: 

  • Je bij ons solliciteert, bijvoorbeeld via de website PostNL of de interne vacature site. 
  • Je bij ons komt te werken via een extern rekruteringsbureau. 
  • Je jouw gegevens achterlaat op onze website. 
  • Je jouw CV met ons deelt. 
  • Je contact hebt met ons.

Waarom verwerken we jouw persoonsgegevens?

Er zijn verschillende redenen waarom we jouw persoonsgegevens verwerken. De belangrijkste redenen zijn: 

  • We hebben de gegevens nodig om te bekijken of je bij ons kunt komen werken. Dit noemen we het selectieproces. 
  • We hebben de gegevens nodig om je een aanbod te kunnen doen als we willen dat je bij ons komt werken. Dan gebruiken we de gegevens dus als voorbereiding van een arbeidscontract. 
  • We hebben de gegevens nodig om er in het algemeen voor te zorgen dat we zo goed mogelijk mensen kunnen aannemen. Dit noemen we het wervingsproces. Dit is een gerechtvaardigd belang van PostNL en daarom mogen we jouw gegevens daar ook voor gebruiken. Hieronder leggen we meer precies uit met welke redenen we jouw persoonsgegevens verwerken.

Wat doen we met jouw persoonsgegevens?

1. Beoordelen van jouw geschiktheid

2. Het aanbod en de arbeidsovereenkomst

3. Communicatie

Welke persoonsgegevens verwerken we?

Hieronder zie je welke persoonsgegevens we verwerken:

We verwerken deze gegevens voor het wervings- en selectieproces (reden 1 en 2):

Alleen als je dit zelf op je CV hebt gezet, verwerken we ook:

We verwerken deze gegevens om met je te communiceren (reden 3):

Met wie delen we persoonsgegevens?

Soms is het nodig dat we jouw persoonsgegevens delen met andere partijen. De belangrijkste redenen daarvoor zijn:

  • We schakelen een externe partij in die ons helpt bij het uitvoeren van ons werk. Zo’n externe partij werkt alleen in onze opdracht en verwerkt de gegevens niet voor eigen doelen. Om dat te garanderen, maken we daarover afspraken in contracten. Daarnaast beoordelen we vooraf of deze partij de gegevens goed beveiligt en er netjes mee omgaat. Ook deze afspraken leggen we vast in contracten. Voorbeelden van deze partijen zijn screening-, assessment-, werving- of selectiebureaus of bedrijven die ons ondersteunen bij het beheer van IT-systemen en applicaties.
  • Het moet van de wet. Dan kun je bijvoorbeeld denken aan gegevens die we aan toezichthouders, de politie of andere opsporingsdiensten moeten geven. Voordat we dat doen, controleren we altijd of zij dit wel van ons mogen vragen.

Hoelang bewaren we jouw gegevens?

PostNL bewaart jouw persoonsgegevens tijdens en kort na de wervings- en selectieprocedure. Als je na de sollicitatie niet bij ons in dienst komt, worden jouw persoonsgegevens uiterlijk 1 jaar na het afronden van de sollicitatieprocedure uit onze database verwijderd of geanonimiseerd.

Hoe beveiligen we jouw persoonsgegevens?

Op de volgende manieren willen zo veilig mogelijk met jouw persoonsgegevens omgaan: 

  • We besteden veel tijd en geld aan de beveiliging van onze systemen met persoonsgegevens. We hebben daar een speciale afdeling voor: cybersecurity. 
  • We laten onze beveiliging ook regelmatig toetsen door externe experts. 
  • Gaat er iets mis met onze beveiliging, waardoor mensen buiten PostNL de persoonsgegevens kunnen zien? Of waardoor dit gevaar ontstaat? Dan registreren we dit, en handelen we het zorgvuldig af. We melden deze incidenten bij de toezichthouder en als dat nodig is ook bij jou. 
  • Alleen medewerkers die jouw persoonsgegevens nodig hebben, kunnen deze inzien. Al onze medewerkers hebben een geheimhoudingsverklaring getekend. 
  • Twee organisaties en een functionaris houden toezicht op hoe wij persoonsgegevens verwerken:
    •     De Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) controleert of wij ons houden aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming. 
    •     De Data Protection Officer (DPO) controleert of we binnen PostNL goed omgaan met persoonsgegevens. In de wet staat wat precies zijn taken zijn.

Verwerkt PostNL jouw persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER)?

PostNL probeert persoonsgegevens altijd zoveel mogelijk binnen de EER te (laten) verwerken. Als we gegevens wel buiten de EER verwerken, zorgen we ervoor dat jouw gegevens net zo goed beschermd worden als hier in België. We doen dit door de standaard modelcontractbepalingen te gebruiken die door de Europese Commissie zijn goedgekeurd. Of door alleen gegevens door te geven aan organisaties in landen waarvan de Europese Commissie heeft gezegd dat zij persoonsgegevens ook voldoende beschermen. 

Meer informatie over dit onderwerp kun je vinden op de website van de gegevens-beschermingsautoriteit.

Wat mag je doen met de persoonsgegevens die we van je hebben?

Je mag de volgende dingen doen met de persoonsgegevens die we van je hebben: 

  • Bekijken 
  • Aanpassen 
  • Het gebruik ervan beperken 
  • Verwijderen 
  • Bezwaar maken tegen de verwerking ervan 
  • Ontvangen op een manier waarop je de gegevens gemakkelijk aan een ander kunt geven

Hoe kun je jouw rechten uitoefenen?

Hoe kun je jouw rechten uitoefenen? Bij vragen/inzageverzoeken voor Belgische sollicitaties kan je je wenden tot: 

PostNL Privacy Office België 

Privacy.be@postnl.be 

of schriftelijk via 

Blarenberglaan 6 

2800 

Mechelen 

Doe bij de brief een kopie van jouw identiteitsbewijs. Bijvoorbeeld jouw paspoort of rijbewijs. In veel gevallen kunnen we alleen hiermee vaststellen dat je bent wie je zegt dat je bent. Als we dit gedaan hebben, vernietigen we de kopie meteen. Let op: maak op de kopie jouw identiteitskaartnummer en pasfoto onzichtbaar. Schrijf de datum erop, en waarom je de kopie naar ons stuurt, zo voorkom je fraude.

Over deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 10/11/2020. Deze privacyverklaring kan gewijzigd worden.

Heb je vragen over privacy?

Heb je na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen over hoe wij jouw persoonsgegevens gebruiken? Neem dan contact op met de Data Protection Officer via dpo@postnl.be

Indien je van mening bent dat je gegevens niet conform de GDPR regelgeving worden verwerkt of dat het Privacy office van PostNL België u niet adequaat helpt, kan je je wenden tot de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.