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Déclaration de confidentialité PostNL pour les Stagiaires

Dès lors que vous travaillez chez nous, vous êtes amené(e) à nous communiquer une série de données à caractère personnel, ou données personnelles. Il est important à nos yeux de gérer ces données personnelles avec circonspection. Nous respectons les législations et réglementations qui régissent l'utilisation et la rétention des données à caractère personnel. Nous vous expliquerons volontiers ce qu'il advient de vos données personnelles (ou celles des membres de votre famille). 

La présente déclaration de confidentialité s'applique à tout qui, en tant que stagiaire, effectue un stage dans l'une des entreprises de PostNL en Belgique dans le cadre scolaire .

Qu’entend-on par données personnelles (ou données à caractère personnel) ?

Les données personnelles sont des données qui vous identifient directement ou indirectement. Par exemple vos nom, adresse et coordonnées.

Quand sommes-nous amenés à traiter vos données personnelles ?

Par traitement, on entend les opérations portant sur vos données personnelles, par exemple l’enregistrement, la consultation, l’analyse, la modification, la suppression ou l’effacement, la transmission, etc. 

Durant votre parcours de stage à PostNL, vous ou votre école serez amenés à communiquer des données personnelles à PostNL, qui seront traitées par nos soins.

Pourquoi sommes-nous amenés à traiter vos données personnelles ?

Pour de multiples raisons. En voici les principales : 

  • pour vous identifier 
  • pour communiquer avec vous 
  • pour vous donner accès à nos bâtiments 
  • pour bien vous guider dans le parcours de stage 
  • pour préparer le rapport de stage, en discuter avec vous et avec les conseillers de stage.

Quelles sont les données personnelles que nous traitons ?

Ci-dessous la liste des données personnelles que nous traitons : 

  • Prénom 
  • Nom de famille 
  • Adresse 
  • Date de naissance 
  • Lieu de naissance 
  • Sexe 
  • Nationalité 
  • État civil 
  • Langue 
  • Numéro GSM 
  • Numéro de téléphone 
  • Adresse e-mail 
  • Photo 
  • Nom de l'école 
  • Lieu de stage 
  • Horaire 
  • Présences & absences 
  • Début et fin de la période de stage 
  • Évaluations (rapport de stage) 
  • Compétences 
  • Niveau d'étude

Avec qui partageons-nous les données personnelles ?

Nous faisons appel à un tiers externe pour nous assister dans notre travail. Ce tiers externe travaille pour notre compte et ne traite donc pas les données à ses propres fins. Des clauses sont prévues à cet effet dans les contrats. En outre, nous vérifions au préalable si le tiers concerné sécurise valablement les données et les traite correctement. Ces conditions sont également intégrées dans les contrats. Il peut s’agir de tiers qui nous assistent dans la gestion des systèmes et applications informatiques.

Combien de temps conservons-nous vos données ?

PostNL conserve vos données personnelles pendant votre période de stage et 5 ans au-delà.

Comment organisons-nous la protection de vos informations personnelles ?

Modalités mises en œuvre en vue d'une protection optimale de vos données personnelles : 

  • Nous consacrons beaucoup de temps et d'argent à la protection de nos systèmes renfermant des données personnelles. Nous disposons d’un service spécifique à cet effet : la cybersécurité. 
  • Nous faisons également vérifier régulièrement notre sécurité par des experts externes. 
  • Sommes-nous confrontés à des problèmes de sécurité qui font que des personnes extérieures à PostNL parviennent à visualiser les données personnelles ? Ou qui provoquent un tel danger ? Les incidents éventuels sont consignés et soigneusement résolus. Nous signalons ces incidents au superviseur, voire à vous le cas échéant. 
  • Seuls les collaborateurs qui ont besoin de vos données personnelles sont habilités à les consulter. Tous nos collaborateurs ont signé un accord de non-divulgation. 
  • Deux organes et un responsable supervisent nos modalités de traitement des données à caractère personnel :
    • L'Autorité de protection des données (APD), qui contrôle si nous respectons bien le Règlement général sur la protection des données (RGPD). 
    • Le délégué à la protection des données (DPD), qui vérifie si PostNL traite correctement les données à caractère personnel. Ses tâches sont clairement définies par la loi.

PostNL prévoit-elle un traitement de vos données personnelles en dehors de l'Espace économique européen (EEE) ?

PostNL met tout en œuvre pour (faire) traiter les données personnelles à l’intérieur de l'EEE. Si néanmoins nous traitons des données en dehors de l'EEE, nous veillons à ce qu’elles y soient aussi bien protégées qu'elles ne le sont ici Belgique. A cet effet, nous recourons aux clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne. Ou nous ne transférons les données qu'à des organisations situées dans des pays dont la Commission européenne reconnaît qu'ils garantissent aussi une protection suffisante des données personnelles. 

Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet sur le site web de l'autorité de protection des données .

Que vous est-il possible de faire vis-à-vis des données personnelles que nous détenons vous concernant ?

Ce qu’il est possible de faire : 

  • Visualiser 
  • Adapter/rectifier 
  • Limiter leur utilisation 
  • Supprimer/effacer 
  • S’opposer à leur traitement 
  • Les réceptionner de manière à pouvoir facilement les transmettre à quelqu'un d'autre.

Comment faire valoir vos droits ?

Pour les questions/demandes de consultation concernant les stagiaires belges, s’adresser à : 

PostNL Bureau belge de protection de la vie privée
Privacy.be@postnl.be 

ou par écrit via 

Blarenberglaan 6
2800 Mechelen 

Joignez une copie de votre pièce d'identité à votre courrier. Par exemple, votre carte d'identité ou votre permis de conduire. Souvent, c'est pour nous la seule solution pour vérifier si vous êtes bien qui vous prétendez être. Ensuite, la copie est immédiatement détruite. Remarque : veillez à rendre votre numéro de registre national et votre photo de passeport invisibles sur la copie. Pensez à y inscrire la date ainsi que le motif de l’envoi de cette copie.

À propos de la présente déclaration de confidentialité

La présente déclaration de confidentialité a été mise à jour en dernière instance le 10/11/2020. La présente déclaration de confidentialité est susceptible de modification.

Vous avez des questions sur la protection de la vie privée ?

Après avoir lu cette déclaration de confidentialité, avez-vous encore des questions sur la manière dont nous utilisons vos données personnelles ? Si c’est le cas, prenez contact avec le délégué à la protection des données à l'adresse suivante : dpo@postnl.be

Si vous estimez que vos données ne sont pas traitées conformément à la réglementation RGPD ou que le Bureau belge de protection de la vie privée de PostNL Belgique ne vous aide pas efficacement, il vous est loisible de vous adresser à l'Autorité belge de protection des données.