Privacyverklaring PostNL voor Stagiairs

Door bij ons te werken deel je persoonsgegevens met ons. We vinden het belangrijk dat we zorgvuldig omgaan met deze persoonsgegevens. We houden ons aan de wetten en regels die gaan over het gebruiken en bewaren van persoonsgegevens. Wij leggen je graag uit wat we met jouw persoonsgegevens (of die van je gezinsleden) doen. Deze privacyverklaring geldt voor alle personen die als stagiair, via school, een stagetraject volgt bij één van de PostNL bedrijven in België .

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over jou vertellen, of die we met je in verband kunnen brengen. Bijvoorbeeld jouw naam, adres en contactgegevens.

Wanneer verwerken we jouw persoonsgegevens?

Met verwerken bedoelen we alles wat we doen met jouw persoonsgegevens, bijvoorbeeld opslaan, bekijken, analyseren, veranderen, verwijderen, doorsturen, enzovoort. Tijdens jouw opleidingstraject bij PostNL deel je of jouw school bepaalde persoonsgegevens met PostNL die door ons worden verwerkt.

Waarom verwerken we jouw persoonsgegevens?

Er zijn veel redenen waarom we jouw persoonsgegevens verwerken. De belangrijkste redenen zijn:

om je te identificeren
om met je te communiceren
om je toegang te verschaffen tot onze gebouwen
om je goed te begeleiden tijdens het stagetraject
om het stageverslag op te maken, te bespreken met jou en de stagebegeleiders.

Welke persoonsgegevens verwerken we?

Hieronder zie je welke persoonsgegevens we verwerken:

Voornaam
Achternaam
Adres
Geboortedatum
Geboorteplaats
Geslacht
Nationaliteit
Burgerlijke staat
Taal
GSM-nummer
Telefoonnummer
E-mailadres
Foto
Naam school
Stageplaats
Uurregeling
Aan-& afwezigheden
Start en einde stageperiode
Evaluaties (stageverslag)
Competenties
Studieniveau

Met wie delen we persoonsgegevens?

We schakelen een externe partij in die ons helpt bij het uitvoeren van ons werk. Zo’n externe partij werkt alleen in onze opdracht, dus verwerkt de gegevens niet voor eigen doelen. Om dat te garanderen, maken we daarover afspraken in contracten. Daarnaast beoordelen we vooraf of deze partij de gegevens goed beveiligt en er correct mee omgaat. Ook deze afspraken leggen we vast in contracten. Voorbeelden van deze partijen zijn bedrijven die ons ondersteunen bij het beheer van IT-systemen en applicaties.

Hoelang bewaren we jouw gegevens?

PostNL bewaart jouw persoonsgegevens tijdens en tot maximum 5 jaar na het einde van de stageperiode.

Hoe beveiligen we jouw persoonsgegevens?

Op de volgende manieren willen zo veilig mogelijk met jouw persoonsgegevens omgaan:

We besteden veel tijd en geld aan de beveiliging van onze systemen met persoonsgegevens. We hebben daar een speciale afdeling voor: cybersecurity.
We laten onze beveiliging ook regelmatig toetsen door externe experts.
Gaat er iets mis met onze beveiliging, waardoor mensen buiten PostNL de persoonsgegevens kunnen zien? Of waardoor dit gevaar ontstaat? Dan registreren we dit, en handelen we het zorgvuldig af. We melden deze incidenten bij de toezichthouder en als dat nodig is ook bij jou.
Alleen medewerkers die jouw persoonsgegevens nodig hebben, kunnen deze inzien. Al onze medewerkers hebben een geheimhoudingsverklaring getekend.
Twee organisaties en een functionaris houden toezicht op hoe wij persoonsgegevens verwerken:
- De Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) controleert of wij ons houden aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
- De Data Protection Officer (DPO) controleert of we binnen PostNL goed omgaan met persoonsgegevens. In de wet staat wat precies zijn taken zijn.

Verwerkt PostNL jouw persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER)?

PostNL probeert persoonsgegevens altijd zoveel mogelijk binnen de EER te (laten) verwerken. Als we gegevens wel buiten de EER verwerken, zorgen we ervoor dat jouw gegevens net zo goed beschermd worden als hier in België. We doen dit door de standaard modelcontractbepalingen te gebruiken die door de Europese Commissie zijn goedgekeurd. Of door alleen gegevens door te geven aan organisaties in landen waarvan de Europese Commissie heeft gezegd dat zij persoonsgegevens ook voldoende beschermen.

Meer informatie over dit onderwerp kun je vinden op de website van de gegevens-beschermingsautoriteit.

Wat mag je doen met de persoonsgegevens die we van je hebben?

Je mag de volgende dingen doen met de persoonsgegevens die we van je hebben:

Bekijken
Aanpassen
Het gebruik ervan beperken
Verwijderen
Bezwaar maken tegen de verwerking ervan
Ontvangen op een manier waarop je de gegevens gemakkelijk aan een ander kunt geven

Hoe kun je jouw rechten uitoefenen?

Hoe kun je jouw rechten uitoefenen? Bij vragen/inzageverzoeken voor Belgische sollicitaties kan je je wenden tot:

PostNL Privacy Office België
Privacy.be@postnl.be

of schriftelijk via

Blarenberglaan 6
2800 Mechelen

Doe bij de brief een kopie van jouw identiteitsbewijs. Bijvoorbeeld jouw paspoort of rijbewijs. In veel gevallen kunnen we alleen hiermee vaststellen dat je bent wie je zegt dat je bent. Als we dit gedaan hebben, vernietigen we de kopie meteen. Let op: maak op de kopie jouw identiteitskaartnummer en pasfoto onzichtbaar. Schrijf de datum erop, en waarom je de kopie naar ons stuurt, zo voorkom je fraude.

Over deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 10/11/2020. Deze privacyverklaring kan gewijzigd worden.

Heb je vragen over privacy?

Heb je na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen over hoe wij jouw persoonsgegevens gebruiken? Neem dan contact op met de Data Protection Officer via dpo@postnl.be .

Indien je van mening bent dat je gegevens niet conform de GDPR regelgeving worden verwerkt of dat het Privacy office van PostNL België u niet adequaat helpt, kan je je wenden tot de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.